KPIを勘違いしている上司へ

自分の会社では、偉い人たちが”KPI (Key Process Indicator)”というワードを知ってから、何でもKPIを設定しろという流れになっています。

設定することによるメリットはたしかにあるのですが、設定の仕方や目的についてしっかりと理解できていない節が強く、どうも進めづらい。

この記事はそんな偉い人たちに対して言うことを整理するための記事です。

KPIは真新しい概念ではない(はず)

業務を進める上で目標を明確にすることは重要であり、常日頃やっていることだと思います。その際、数値目標を設定することで達成度をより明確にすることも一般的なことでしょう。

KPIの設定とは、その延長上にあるものと考えるのが自然です。まるで新たに開発された概念であり、1年前くらいに提唱された最先端のマネジメント手法だと思わないで下さい。

なんでも”数値化”すれば良いわけではない

すべての仕事にいくつもの数値目標を設定するのではなく、重要な項目に数値目標を設定するのがKPIです。

“K”が”Key”に由来する通り、キーとなる項目に対して数値目標を設定する。”数値化できる項目”全てに数値目標を設定するのではなく、”重要と考える項目”の全てに設定するものです。

逆にキーではない項目には設定する必要はないです。キーでもないのにそれを達成しようと頑張れば、キーである重要な項目の達成を妨げる可能性があります。

本来の目的は”数値化”ではなく、”明確化”である

”数値化しろ!”とさかんに言っていますが、数値化が目的ではなく、ざっくり言ってしまえば”明確化”が本来の目的です。最終的には数値化するので間違っていはいないのですが、数値はあくまでツールとして認識するべきです。

KPIを設定する側がひとまず明確にしなければならないことは、

  • 業務の位置づけ(上位の目的、目標との関連性)を明確にする
  • 業務の現状を明確にする
  • 業務の目的や目標を明確にする
  • 業務の内容を明確にする

これらに合わせた最適なKPIを設定し、定期的に”業務の進捗や達成度を明確にする”ことがKPIマネジメントです。

KPIマネジメントを行うことで、余計なことを考えることがなくなり、業務がスムーズに進むことにも繋がります。

KGIや上位KPIが必要不可欠

業務の位置づけや目的・目標を明確にする上で、KGIや上位のKPIが必要となります。会社の方針をある程度決めてもらわないと下の者が動けないように、KGIや上位のKPIが決まらないと下位のKPIも定まりません。

ボトムアップ型のKPI設定もできなくはないですが、それは会社が最終的に達成したいゴールに合ったKPIにはならない可能性もあります。

KGIだけ決めて、下位のKPIだけでなく上位のKPIの設定も丸投げするのも良くないです。トップダウンで決めて行くのであれば、各役職毎に順番にKPIを設定しながら、一般社員まで落とすべきです。

また、上位KPIは当然ながらKGIに沿ったものである必要があります。下位のKPIを設定してもKGIに寄与しないのであれば、それはやる意味のない業務となります。

会社方針とKGI(上位KPI)は揃えるべきである

業務を明確にすることが目的なのに、KGIと関連のない思いつきのような会社方針を別に出されると下位のKPIを設定する側は困惑します。

せっかく、明確になった業務が余計な方針により曖昧になり、KPIマネジメントが機能しなくなることにも繋がります。

参考図書

KPI関連の書籍としては下記書籍が個人的にはわかりやすく、今でも時々見返します。

KPIは新しい概念ではないとも書きましたが、仕事の目標設定や上位目的を考えるという手法は下記書籍がうまくまとめており、参考になります。